-En flytteprosess er en kjempemulighet

Kontoret har endret seg i takt med resten av samfunnet. Det har vært et teknologisk revolusjon. Vi gjør det vi vil, hvor vi vil, og vi elsker friheten og fleksibiliteten den nye kontorhverdagen kan tilby. Samtidig har det åpne kontorlandskapet fått et litt dårlig rykte, selv om det i følge Handberg ofte er helt ufortjent.

– Åpent kontorlandskap, eller free seating og clean desk er begreper som nok gir negative asosiasjoner for en del mennesker. Vi bruker en del tid på å snakke om disse begrepene og skape en felles forståelse av hva åpent kontorlandskap innebærer. Det er mange misforståelser og myter om hva de ulike tingene betyr, forteller Handberg.

– Behov og ønsker endrer seg, og det påvirker hvordan vi tenker rundt kontorutforming i dag. Det har skjedd veldig mye på relativt kort tid, sier Bente Handberg. Hun er interiørarkitekt i Asplan Viak, og jobber mye med nettopp arbeidsplassutvikling. Store og små, de som skal endre alt – kanskje til og med bygge nye lokaler, og de som bare har oppdaget at de kan klare seg med litt mindre areal – alle arbeidsgivere opplever at det å gjøre endringer på arbeidsplassen krever en god del, både av lederne og arbeidstakerne.

Lytt til Bente Handberg: Slik lager du en attraktiv arbeidsplass

– Free seating og clean desk er begreper som nok gir negative asosiasjoner for en del mennesker. Vi bruker ofte en del tid på å snakke om disse begrepene og skape en felles forståelse av hva de innebærer. Det er mange misforståelser og myter om hva de ulike tingene betyr, forteller Handberg.

Åpne – og tomme – kontorlandskap

Etter pandemien opplever mange arbeidsgivere at det er vanskelig å få de ansatte tilbake på kontoret. Hva kan man gjøre når lokalene blir stående tomme?

– Spesielt for store bedrifter kan det blir et ganske stort problem, hvis man har store arealer som er ubenytta mesteparten av tiden. Da bør man tenke gjennom om man skal gjøre noen tiltak for å få mer fysisk opmøte, eller om man rett og slett kan klare seg med mindre plass, sier Handberg.

For det er en kjennsgjerning at det fort blir en ond sirkel på kontoret, om det oppleves tomt. De som i utgangspunktet liker å være der, mister kanskje litt av motivasjonen for å dra på jobb når det oppleves som om «ingen andre» møter opp – og så velger enda fler hjemmekontor.

– Vi har litt flere behov enn vi hadde før. Man trenger kanskje å samarbeide mer, og flere prosjektrom. Det kan være behov for uformelle samhandlingplasser, som kantine eller restaurant. Det å få folk til kontoret trenger ikke bare handle om det praktiske, ofte drar vi på jobb for å treffe folk å ha det hyggelig, å oppleve både faglig og sosialt påfyll. Og da er det mer som skal til en bare en pult, sier Handberg.

Respekt for endringsprosessen

Hva er så det viktigste å være bevisst på for en arbeidsgiver som skal i gang med en stor endring på arbeidsplassen?

– Ikke undervurder at endring er krevende for de ansatte. Det er viktig å ha et tydelig mål. Hva vil du ha ut av prosjektet? Hva er ambisjonen?

Den neste rådet fra Handberg er å ikke forsøke å pakke inn begrunnelsen.

– Vær ærlig mot de ansatte. De aller fleste vil forstå at man for eksempel må spare penger ved å redusere areal, eller at man vil at folk skal samarbeide på nye måter. Vær trygg og vær ærlig, det er lettere å forholde seg til det, sier Handberg.

– Og så må du lytte til og forsøke å forstå de ansatte. Innvolver dem i prosessen og ta dem på alvor. Åpenhet og dialog er kjempeviktig. Hvis du går åpent ut og lytter til alle, kan du legge til rette sånn at de fleste blir fornøyde.

Vær modig når du har muligehten!

Bente Handberg og interiørarkitektene i Asplan Viak er opptatt av å gi råd som baserer seg på data. Intervjuer – med mange eller noen få – spørreundersøkelser til alle ansatte, observasjoner og målinger av tilstedeværelse er noen av virkemidlene de benytter seg av. Teknologi er et viktig verktøy når det kommer til måling av tilstedeværelse og bruk av et bygg.

– Akustikk og lyd, luftkvalitet, hvilke områder brukes mye og lite – alt dette bruker vi teknologi for måle, sier Handberg.

For å lykkes er det noen konkrete ting som må oppfylles, i følge Handberg.

– Sett deg et tydelig mål, og hopp i det! Gjør det ordentlig når du først gjør det. Å gjøre for lite kan være veldig uheldig, da må man ofte gjøre jobben om igjen.

– Et flytteprosjekt eller fysisk endring er en kjempemulighet til å koble strategien til selskapet inn i den fysiske arbeidsplassen. Dette er ikke endringer man gjør ofte, og da er det viktig å ha tenkt skikkelig gjennom det man gjør og sørge for alt folk forstår hva endringen innebærer, på godt og vondt, sier hun.